Datenschutzerklärung

Kontakt- und Kundenregister (gemäß EU-Datenschutzverordnung 2016/679)

Registerhalter
SHJ Group Oy
Haaransuontie 11
FI-90240 Oulu

Ansprechpartner für Registerangelegenheiten und Verantwortlicher für Datenschutzangelegenheiten
Seppo Kangas
E-Mail: seppo.kangas@smartbox.fi
Tel. +358 (0)50 4252123

Name des Personenregisters
Der Name des Registers ist Kontakt- und Kundenregister.

Öffentlichkeit des Registers
Die Daten im Register, die aus Kontaktaufnahmen und Kundendaten entstehen, sind nicht öffentlich. Die Daten werden nur für den internen Gebrauch der SHJ Group Oy gesammelt.

Begründung und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten
Personenbezogene Daten werden für rechtmäßige Aktivitäten verwendet und für die registrierte Person rechtmäßig, ordnungsgemäß und transparent verarbeitet. Personenbezogene Daten werden vertraulich und sicher verarbeitet. Die Verarbeitung personenbezogener Daten basiert auf:
a) der Zustimmung der eingetragenen Person zur Vermarktung und zum Verkauf von Dienstleistungen aufgrund von Kontaktanfragen der registrierten Person. Ziel des Registers ist, das Beantworten einer Kontaktanfrage des Registrierten zum Vermarkten von Dienstleistungen zu ermöglichen; oder
b) ein berechtigtes Interesse an der Aufrechterhaltung der Kundenbeziehung. Ziel des Registers ist, die Kommunikation zwischen dem Registerhalter (Dienstleistungsanbieter) und der registrierten Person (Kunde) zu ermöglichen; oder
c) ein Vertrag zwischen dem Registerhalter (Dienstleistungsanbieter) und der betroffenen Person (Kunde). Ziel des Registers ist, das Erledigen der im Vertrag vereinbarten Sendungen zu ermöglichen (z. B. per E-Mail/Post).

Regelmäßige Informationsquellen
Die im Personenregister gesammelten Daten werden regelmäßig von der registrierten Person selbst geliefert. Die Daten werden gesammelt, wenn die registrierte Person das Kontaktformular auf der Website www.smartbox.fi selbst ausfüllt und absendet.
Andere Möglichkeiten für eine Kontaktanfrage für die registrierte Person sind E-Mail, Telefon, SMS, Facebook, LinkedIn, Instagram, Skype und Brief.

Zu verarbeitende personenbezogene Daten
Die im Kontaktformular zu verarbeiteten persönlichen Daten umfassen Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Organisation. Bei anderen Arten der Kontaktaufnahme kann die registrierte Person auch den Titel, die Adresse der Organisation und die Homepage der Organisation angeben.

Freigabe regulärer personenbezogener Daten
Personenbezogene Daten werden nicht weitergegeben. Personenbezogene Daten werden an keine Orte außerhalb des EU und des EWR-Raums übertragen. Die Verarbeitung der im Register gespeicherten Daten ist vertraulich. Der Registerhalter gibt die Registrierungsdaten nicht für Marketing- oder andere Zwecke an Dritte weiter.
Wenn die Behörden eine gesetzliche Aufforderung zur Freigabe von Daten vorlegen, können diese Daten an die Behörde weitergegeben werden.

Aufbewahrungszeitraum der Daten im Register
Die Daten werden so lange gespeichert, wie die Beziehung zum Kunden oder der Kontakt bei Kontaktanfragen besteht. Nach dem Ende der Kundenbeziehung 1 Jahr.

Schutz und Sicherheit personenbezogener Daten
Die Daten werden in einem durch eine Firewall und einen Virenschutz geschützten sicheren System aufbewahrt, auf das nur der Administrator des Registers mit Benutzernamen und Passwort zugreifen kann.

Verwendung personenbezogener Daten beim Profiling oder der automatischen Entscheidungsfindung
Die Daten des Personenregisters werden nicht für das Profiling oder für die automatische Entscheidungsfindung verwendet.

Die Rechte der registrierten Person in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten
Die registrierte Person hat Rechte hinsichtlich ihrer im Register eingetragenen Daten.

• Die registrierte Person hat das Recht zu erfahren, ob ihre persönlichen Daten im Register eingetragen sind, d.h. ob ihre persönlichen Daten verarbeitet werden.
• Die registrierte Person hat das Recht, innerhalb von 30 Tagen nach Bitte eine Kopie ihrer personenbezogenen Daten in klarer und lesbarer Form zu erhalten. Die Bitte muss schriftlich per E-Mail gesendet werden, so dass die Identität festgestellt werden kann.
• Die registrierte Person hat das Recht, die Berichtigung falscher Angaben über sie im Register zu verlangen.
• Die registrierte Person hat das Recht, die Entfernung ihrer Daten aus dem Register zu verlangen, wenn beispielsweise die Kundenbeziehung beendet wurde oder die Daten für den Zweck, für den sie ursprünglich erhoben wurden, nicht mehr benötigt werden.
• Die registrierte Person hat das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, wenn die Verarbeitung der Daten auf einer Einwilligung beruht.
• Die registrierte Person hat das Recht, eine eingeschränkte Verarbeitung ihrer Daten zu verlangen, wenn sie nicht möchte, dass die Daten vollständig gelöscht werden. Diese Forderung kann sich auf eine Situation beziehen, in der die Verarbeitung personenbezogener Daten rechtswidrig wäre. Die registrierte Person kann die Löschung ihrer personenbezogenen Daten aus dem Register verweigern, wenn sie einen Rechtsanspruch geltend machen muss, auch wenn der Registerhalter die personenbezogenen Daten für den Zweck, für den sie erhoben wurden, nicht mehr benötigt.
• Die registrierte Person hat das Recht, Daten von einem System auf ein anderes zu übertragen. Die registrierte Person hat das Recht, die sie betreffenden Registrierungsdaten in einer solchen elektronischen Form zu erhalten, dass diese in ein anderes System an einen anderen Registerhalter übertragen werden können.

Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
Die eingetragene Person hat das Recht, eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde des EU-Mitgliedstaats einzureichen, in dem sie ihren festen Wohnsitz oder Arbeitsplatz hat oder in dem der mutmaßliche Verstoß gegen das Datenschutzgesetz begangen worden ist.

Kontaktaufnahmen im Zusammenhang mit dem Personenregister
Im Zusammenhang mit der Verarbeitung persönlichen Daten und in den oben erwähnten Fällen, in denen von Kontaktaufnahme die Rede ist, muss sich die in das Register aufgenommene Person an den Registerhalter wenden. Der in das Register eingetragene kann sich per E-Mail an den Registerhalter wenden info@smartbox.fi

Zustimmung zur Datenschutzerklärung
Die Datenschutzerklärung wurde genehmigt und am 4.6.2018 überprüft. (wendet die allgemeine EU-Datenschutzverordnung 2016/679 an)