Integritetspolicy

Kontakt- och kundregister (i enlighet med EU:s dataskyddsförordning 2016/679)

Registeransvarig
SHJ Group Oy
Haaransuontie 11
90240 Uleåborg

Kontaktperson för registerfrågor och ansvarig person för dataskyddsfrågor
Seppo Kangas
E-post: seppo.kangas@smartbox.fi
Tel. 050 425 2123

Personregistrets namn
Registrets namn är kontakt- och kundregistret.

Offentlig insyn i registret
Informationen i registret som bildas av kontakter och kunduppgifter är inte offentlig. Informationen samlas in endast för SHJ Group Oy:s interna användning.

Grunden för och syftet med behandlingen av personuppgifter
Personuppgifterna används för laglig verksamhet och de behandlas lagenligt, vederbörligt och transparent med hänsyn till den registrerade. Personuppgifterna behandlas konfidentiellt och säkert. Grunden till behandlingen av personuppgifterna är
a) den registrerades samtycke till marknadsföring och försäljning av tjänster på grundval av den registrerades kontaktförfrågningar. Syftet med registret är att göra det möjligt för den registrerade att göra en kontaktbegäran för att marknadsföra tjänsterna; eller
b) ett berättigat intresse för upprätthållande av kundrelationen. Syftet med registret är att möjliggöra kommunikation mellan den registeransvariga (tjänsteleverantör) och den registrerade (kund); eller
c) ett avtal mellan den registeransvariga (tjänsteleverantör) och den registrerade (kund). Syftet med registret är att möjliggöra utförande av leveranserna som har avtalats om i avtalet (till exempel via e-post, post).

Ordinarie informationskällor
Informationen som samlas in till personregistret erhålls regelmässigt från den registrerade själv. Informationen samlas in genom att den registrerade fyller i och skickar in kontaktformuläret på webbsidan – www.smartbox.fi.
Andra sätt för den registrerade att göra en kontaktbegäran är e-post, telefon, textmeddelande, Facebook, LinkedIn, Instagram, Skype och brev.

Personuppgifter som behandlas
Personuppgifterna, i kontaktformuläret, som behandlas är namn, e-postadress, telefonnummer och organisation. I samband med andra kontaktsätt kan den registrerade också ange titeln, organisationens gatuadress och organisationens webbadress.

Överlåtelse av regelmässiga personuppgifter
Personuppgifter utlämnas inte vidare. Personuppgifter kommer inte att överföras utanför EU och EES. Behandlingen av informationen som är lagrad i registret är konfidentiell. Den registeransvariga kommer inte att avslöja registeruppgifter till tredje parter för marknadsföringsändamål eller andra ändamål.
Om myndigheterna ger ut ett lagstadgat krav om utlämning av information, kan informationen lämnas ut till myndigheten.

Uppgifternas förvaringstid i registret
Uppgifterna förvaras så länge som kundrelationen eller kontakten i kontaktbegäran varar. I 1 år efter kundrelationens upphörande.

Säkerhet och skydd av personuppgifter
Uppgifterna lagras säkert i ett brandväggs- och virusskyddat system och i en miljö som endast registeradministratören har åtkomst till med sitt användar-id och lösenord.

Användning av personuppgifter vid profilering eller automatiskt beslutsfattande
Uppgifterna i personregistret används inte för profilering eller automatiskt beslutsfattande.

Den registrerades rättigheter angående behandlingen av personuppgifter
Den registrerade har rätt att få åtkomst till sina egna uppgifter i registret.

• Den registrerade har rätt att få veta om hans eller hennes personuppgifter finns i registret, dvs. om hans eller hennes personuppgifter behandlas
• Den registrerade har rätt att få en kopia av sina personuppgifter i en tydlig och läsbar form inom 30 dagar från begäran. Begäran måste skickas skriftligen via e-post så att identiteten kan fastställas.
• Den registrerade har rätt att begära korrigering av felaktig information om sig själv i registret
• Den registrerade har rätt att begära att hans eller hennes uppgifter raderas från registret om till exempel kundrelationen har upphört eller om uppgifterna inte längre behövs för det syfte som de ursprungligen samlades in för
• Den registrerade har rätt att återkalla sitt samtycke när som helst om behandlingen av uppgifterna grundar sig på samtycke
• Den registrerade har rätt att begära en begränsning av behandlingen av sina uppgifter när han eller hon inte vill att uppgifterna ska raderas helt. Detta krav kan relatera till en situation där behandlingen av personuppgifter skulle vara olaglig. Den registrerade kan förbjuda att hans eller hennes personuppgifter raderas från registret om han eller hon behöver dem för uppgörande av ett rättsligt krav, även om den registeransvariga inte längre behöver personuppgifterna för de syften som de samlades in för.
• Den registrerade har rätt att låta överföra uppgifterna från ett system till ett annat. Den registrerade ska ha rätt att erhålla registeruppgifterna om sig själv i sådan elektronisk form att de kan överföras till ett annat system hos en annan registeransvarig.

Rätt att lämna in klagomål till en tillsynsmyndighet
Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten i den medlemsstat i EU där han eller hon har sin stadigvarande bostad eller arbetsplats eller där det påstådda brottet mot dataskyddslagstiftningen har ägt rum.

Kontakter angående personregistret
I frågor som rör behandlingen av personuppgifter och i ovan nämnda fall där man avser att kontakt har skett, ska den registrerade kontakta den registeransvariga. Den registrerade kan kontakta den registeransvariga genom att skicka ett e-postmeddelande till info@smartbox.fi

Godkännande av integritetspolicyn
Integritetspolicyn har godkänts som fortlöpande och den granskades 4.6.2018. (tillämpar EU:s allmänna dataskyddsförordning 2016/679)