Tietosuojaseloste

Yhteydenotto- ja asiakasrekisteri (EU:n tietosuoja-asetuksen 2016/679 mukainen)


Rekisterinpitäjä
SHJ Group Oy
Haaransuontie 11
90240 Oulu

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa ja tietosuoja-asioista vastaava henkilö
Seppo Kangas
Sähköposti: seppo.kangas@smartbox.fi
Puh. 050 4252123

Henkilörekisterin nimi
Rekisterin nimi on yhteydenotto- ja asiakasrekisteri.

Rekisterin julkisuus
Yhteydenotoista ja asiakastiedoista syntyvän rekisterin tiedot eivät ole julkisia. Tiedot kerätään ainoastaan SHJ Group Oy:n sisäistä käyttöä varten.

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus
Henkilötietoja käytetään lailliseen toimintaan ja niitä käsitellään lainmukaisesti, asianmukaisesti ja läpinäkyvästi rekisteröidyn kannalta. Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti ja turvallisesti. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on
a) rekisteröidyn suostumus palveluiden markkinoimiseksi ja myymiseksi rekisteröidyn yhteydenottopyyntöjen perusteella. Rekisterin tarkoituksena on mahdollistaa rekisteröidyn pyytämään yhteydenottopyyntöön vastaaminen palveluiden markkinoimiseksi; tai
b) oikeutettu etu asiakassuhteen ylläpitämiseksi. Rekisterin tarkoituksena on mahdollistaa yhteydenpito rekisterinpitäjän (palveluntarjoaja) ja rekisteröidyn (asiakas) kesken; tai
c) sopimus, joka on rekisterinpitäjän (palveluntarjoaja) ja rekisteröidyn (asiakas) välillä. Rekisterin tarkoituksena on mahdollistaa sopimuksessa sovittujen toimitusten toimittaminen (esimerkiksi sähköpostilla, postilla).

Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilörekisteriin kerättävät tiedot saadaan säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään. Tiedot kerätään rekisteröidyn itse täytettyä ja lähetettyä yhteydenottolomakkeen www.smartbox.fi -verkkosivulla.

Muita rekisteröidyn yhteydenottopyyntötapoja ovat sähköposti, puhelin, tekstiviesti, Facebook, LinkedIn, Instagram, Skype ja kirje.

Käsiteltävät henkilötiedot
Yhteydenottolomakkeessa käsiteltäviä henkilötietoja ovat nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja organisaatio. Muissa yhteydenottotavoissa rekisteröity voi itse ilmoittaa lisäksi myös tittelin, organisaation katuosoitteen ja organisaation kotisivuosoitteen.

Säännönmukaisten henkilötietojen luovuttaminen
Henkilötietoja ei luovuteta eteenpäin. Henkilötietoja ei siirretä EU:n ja ETA:n ulkopuolelle. Rekisteriin tallennettujen tietojen käsittely on luottamuksellista. Rekisterinpitäjä ei luovuta rekisteritietoja kolmansille osapuolille markkinointi- tai muihin tarkoituksiin.
Jos viranomaisilta tulee lakiin perustuva vaatimus tietojen luovuttamisesta, tietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle.

Verkkopalvelun evästeet
Smartbox käyttää evästeitä verkkosivuilla, jotta voimme tarjota parhaan mahdollisen käyttäjäkokemuksen sivuston kävijälle. Evästeet ovat lyhyitä tekstitiedostoja, jotka verkkopalvelin tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet antavat Smartboxille tietoa siitä, miten käyttäjät käyttävät verkkosivustoamme.

Evästeiden avulla voidaan kerätä muun muassa seuraavia tietoja:

Saatamme hyödyntää evästeitä palveluidemme ja verkkosivustomme kehittämiseksi, verkkosivuston käytön analysoimiseksi, sekä markkinoinnin kohdentamiseksi ja optimoimiseksi. Verkkosivuston käyttäjä voi antaa suostumuksensa tai kieltää evästeiden käytön verkkoselaimensa asetuksista.

Kävijä voi muuttaa evästeasetuksiaan Evästeasetukset-sivun kautta.

Tietojen säilytysaika rekisterissä
Tietoja säilytetään niin kauan kuin asiakassuhde tai yhteydenpito yhteydenottopyynnöissä kestää. Asiakassuhteen päättymisen jälkeen 1 vuosi.

Henkilötietojen suojaus ja turvallisuus
Tietoja säilytetään tietoturvallisesti palomuurilla ja virusturvalla suojatussa järjestelmässä ja ympäristössä, johon on pääsy vain rekisterin ylläpitäjällä tunnuksella ja salasanalla.

Henkilötietojen käyttö profiloinnissa tai automaattisessa päätöksenteossa
Henkilörekisterin tietoja ei käytetä profilointiin eikä automaattiseen päätöksentekoon.

Rekisteröidyn oikeudet liittyen henkilötietojen käsittelyyn
Rekisteröidyllä on oikeuksia rekisteriin merkittyjen tietojensa suhteen.
– Rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, onko hänen henkilötietoja rekisterissä eli käsitelläänkö hänen henkilötietojaan
– Rekisteröidyllä on oikeus saada kopio hänen henkilötiedoistaan selkeässä ja luettavassa muodossa 30 päivän kuluessa pyynnöstä. Pyyntö täytyy lähettää kirjallisesti sähköpostilla siten, että henkilöllisyys voidaan todeta.
– Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevan virheellisen tiedon korjausta rekisterissä
– Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevien tietojen poistamista rekisteristä, jos esimerkiksi asiakassuhde on päättynyt tai tietoja ei enää tarvita siihen tarkoitukseen, johon ne on alunperin kerätty
– Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumus, jos tietojen käsittely perustuu suostumukseen
– Rekisteröidyllä on oikeus vaatia hänen tietojensa käsittelyn rajoittamista silloin, kun hän ei halua, että tiedot poistetaan kokonaan. Tämä vaatimus voi liittyä tilanteeseen, jossa henkilötietojen käsittely olisi lainvastaista. Rekisteröity voi kieltää henkilötietojensa poistamisen rekisteristä, jos hän tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseen, vaikka rekisterinpitäjä ei enää tarvitsisi henkilötietoja niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty.
– Rekisteröidyllä on oikeus siirrättää tiedot järjestelmästä toiseen. Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat rekisteritiedot sellaisessa sähköisessä muodossa, että ne voidaan siirtää toiseen järjestelmään toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle siinä EU:n jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on, tai jossa väitetty tietosuojalainsäädännön rikkominen on tapahtunut.

Yhteydenotot liittyen henkilörekisteriin
Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa ja edellä mainituissa tapauksissa, joissa puhutaan yhteydenotosta, rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään. Rekisteröity voi ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään lähettämällä sähköpostia osoitteeseen info@smartbox.fi

Tietosuojaselosteen hyväksyminen
Tietosuojaseloste on hyväksytty jatkuvana ja se on tarkastettu 4.6.2018. (soveltaa EU:n yleistä tietosuoja-asetusta 2016/679)